(по Г. Архангельскому)
Цель: формирование умений рационального управления временем.
I-й этап: «Уничтожение мелких неприятных дел ».
В нашей жизни бывают дела, требующие, может быть совсем немного времени, но неприятные. Например: вызвать мастера по ремонту компьютера, выяснить отношения с другом, попросить руководителя фирмы о повышении зарплаты и т.п. В тайм-менеджменте Глеба Архангельского такие задачи называются «лягушками». «Дела-лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Задача, требовавшая пяти минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется потратить много часов, да еще и выслушать неприятные замечания и обиды близких или сослуживцев.
У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со «съедания» одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных лягушек вспоминать не надо. Они останутся на следующие дни. И наоборот, если утром (или в течение дня) «лягушку» не съесть – она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь. Глеб Архангельский писал: «Я думал, что у меня стада «лягушек», зеленые ковры вокруг меня, но когда ввел «правило ежедневной лягушки», - они все разошлись за две недели».
II-й этап: «Разглобализация» крупных задач.
Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее, тем труднее, как правило, заставить себя, ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента – «слонов». Например: написание диссертации, ремонт в доме, изучение иностранного языка, овладение компьютерной грамотностью, улучшение своей физической формы и др.
Главная наша проблема при работе со «слонами» - склонность восточных славян (русских, белорусов, украинцев) к глобализации, укрупнению задач. Глеб Архангельский пишет: «…Глобализировать проблему и тем самым ее угробить – первая и, главное, почти бессознательная реакция российского человека».
Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» - разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. Итак, крупную неприятную задачу бывает легче решать, разбив ее на большое количество мелких «лягушек». Например, можно проблему разбить на подзадачи, но не просто, а до мельчайших подробностей, до самых простых, легко исполнимых шагов. Может получиться 20, а может 100 пунктов. Потом надо взять за правило: каждое утро (день) вычеркивать любые 5 пунктов. При этом важно нарезать «слона» на такие бифштексы, каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона». Таким образом, проблема, откладывавшаяся месяцами, будет достаточно быстро решена.
Задание:
Подумать и записать сложные долгосрочные дела, которые надо решать – в одну колонку и легкие простые, но неприятные дела, которые вы откладываете на потом, но которые постоянно волнуют вас – во вторую. Первую озаглавьте «Слоны», вторую «Лягушки». Спланируйте свою жизнь на 1- 3 месяца, руководствуясь следующими правилами:
1. «Съедать» в день по одной - две «лягушке» (выполнять по одному второстепенному, но волнующему делу).
2. Разделить «слонов» на бифштексы (на несколько этапов решения проблемы), уничтожая по бифштексу в день, «съедайте» по одному слону в месяц (или за два месяца).
III-й этап: «Личные награды и наказания»
(мотивация к деятельности)
Мало грамотно структурировать неприятные дела и разделить их на «бифштексы». Важно создать для себя дополнительную мотивацию на ритмичное, регулярное съедение этих «бифштексов», используя метод «кнута и пряника». За выполнения плана по «заготовке и утилизации слонов и лягушек» в конце недели или месяца поощряйте себя отдыхом (каток, бассейн, фитнес, поездка на экскурсию и т.п.). В случае невыполнения накажите себя физическими упражнениями (например, 20 – 50 раз отжаться от пола, пробежать небольшой кросс и др.) и форсированным уничтожением самых неприятных «лягушек» и крупных бифштексов (особенно включая уборку в квартире, ремонтные работы), сократив свой отдых.
Осуществлять самомотивацию можно и другими способами. Например, существуют такие приемы:
1) «Сжигание мостов» - это клятвенное публичное обещание в том, что с сегодняшнего дня я, например, бросаю курить.
2) Количественное измерение результатов деятельности по «съеданию слонов и лягушек», что значит ежедневно в конце дня отмечать, что сделано за день. Человек устроен так, что сама фиксация количественного показателя уже подталкивает к действиям в нужном направлении. Целесообразно завести таблицу регулярных дел.
3) «Метод швейцарского сыра» - это выполнение задачи не в логической последовательности, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – наиболее простые, приятные и т.п.
4) Использование «якоря» (ритуала) для включения в задачу. Это может быть любая техническая черновая работа. Как говорят художники: «Прежде, чем делать эскиз – наточи карандаш».
XII. МЕТОД ИНТЕРВЕНЦИЙ
В этой статье мы разберем ТОП 5 действенных методик тайм-менеджмента.
Методики тайм-менеджмента. №1. Правило Парето.
В 19 веке известный итальянский экономист Фильфредо Парето открыл простой принцип 80 на 20, согласно которому, только 20% выполняемых нами задач приносят 80% процентов результата.
Ваша задача, перед выполнением любой задачи, научиться задавать себе простой вопрос: «Что мне принесет выполнение данной задачи?». Если ответ, вас удовлетворит, то задачу стоит выполнить. Если нет, то, возможно, эту задачу стоит отложить.
Методики тайм-менеджмента. №2. Матрица Эйзенхауэра.
Срочные задачи в большинстве случае не бывают важные. А важные задачи, в большинстве случаев не бывают срочными.
Именно к такому заключению пришел 34 президент США Дуайт Эйзенхаур. Он изобрел специальную матрицу, с помощью которой можно легко определить, стоит ли заниматься той или иной задачей.
Методики тайм-менеджмента. №3. Поедание лягушек
Методика довольно простая. В жизни каждого человека полно мелких неприятных дел, которые выполнять не хочется. Эти мелкие неприятные дела своим присутствием пьют нашу кровь. В тайм-менеджменте эти дела называются лягушками. Важно научиться избавляться от них.
Для этого возьмите за правильно каждое утро «поедать по одной лягушке».
Например, нужно заполнить отчет, но не хочется. Пришли утром на работу и первым делом сели за заполнение отчета.
Методики тайм-менеджмента. №4. Разрезание слона на бифштексы.
Когда перед человек стоит большое и сложное дело, наша мотивация его выполнять маленькая (или она вообще отсутствует).
Когда перед человеком стоит маленькая и простая задача, мы легко и быстро ее выполняем. Именно по этой причине большие и сложные задачи нужно разрезать (делить) на маленькие и понятные.
Методики тайм-менеджмента. №5. Помодоро.
Человек не робот. Мы не можем работать 24 часа в сутки. Наша производительность подчинена простым законам.
Сначала мы включаемся в процесс и набираем обороты. Потом мы выходим на пик своей активности. И потом наступает спад.
1. Планирование. Гуру тайм-менеджмента (например, Стивен Кови) настаивают, что самый подходящий отрезок для оперативного планирования - неделя. И вот почему. Именно неделя позволяет не замыкаться на одном дне и видеть перспективу. Значительная часть дел просто не может быть выполнена в течение дня, а недельное планирование позволяет расписать порядок их исполнения. Кроме того, мы зачастую переносим невыполненное на абстрактное (и свободное) завтра, а если вся неделя расписана, то это дисциплинирует.
2. Списки дел на каждый день. Для одних они важное подспорье, а на других действуют просто угнетающе. Выбирать вам. Но если вы все-таки «расписываете» день, то начните с тех действий, которые привязаны к определенному времени, например, собрание в 17 часов. Затем зарезервируйте время для важных задач - например, во вторник нужно созвониться с клиентом Д. - допустим, в 11 часов; а до совещания подготовить цифры (ведь обязательно спросят), предполагаемое время выполнения — час. Планировать можно и нужно, но не поминутно - всегда есть внешние обстоятельства, от которых не отмахнуться: срочные поручения начальства, технические неполадки, пробки, в конце концов. В дневном плане обязательно должны быть временные зазоры. А если все пойдет хорошо, то вы выполните «пятилетку за три года».
3. Взяться за дело.
Специалисты по тайм-менеджменту предлагают постоянно откладываемые дела «поедать». Например, метод лягушки
подходит для решения вопросов быстрых, но неприятных - один звонок, разговор, подсчет и т. д. Выбираете такую лягушку и «съедаете» ее прямо в начале рабочего дня. Все остальное время ходите свободным человеком. Если лягушек много, то планируете себе меню на неделю или месяц.
Метод швейцарского сыра
: если дело запутанное, а порядок выполнения может быть различным - «выедайте» из него дыры. Начните с любого места: напишите сначала самую простую часть отчета, заполните те поля анкеты, которые вы помните наизусть, и т. п. Главное, каждый день (час/неделю/месяц) выполнить хоть какое-то полезное действие. В итоге, дело будет «изъедено» и в конце останется добить его одним махом.
Метод слона
используется для больших и серьезных дел. Их нужно резать на бифштексы — выполнимые части, и постепенно делать. Главное отличие от «швейцарского сыра» - дела выполняются не в произвольном порядке, а системно, в строгой последовательности.
4. Сделать меньше, а получить больше. Правило 20/80 или закон Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Например, 20% клиентов приносят 80% дохода. Правило яркое и запоминающееся, хотя на практике процентное соотношение усилия/результат не обязательно именно такое. Но вы и из собственного опыта знаете, что несложные действия ведут подчас к серьезному результату, а большие затраты времени и сил могут пропасть втуне, что на какую-то ерунду, шлифовку деталей уходит времени не меньше, чем на основную, содержательную часть работы. Вывод: выберите ключевые действия и в условиях дефицита времени — ограничьтесь только ими.
«Приоритизируйте!» – с этого начинается любой перечень советов по повышению эффективности работы. Однако, как правильно расставить акценты, особенно если список задач постоянно разрастается?
Мы предлагаем вам три самые популярные методики приоритизации задач, которые помогут вам сосредоточится и значительно повысить свою продуктивность.
Матрица Эйзенхауэра
img.gawkerassets.com
Классикой тайм-менеджмента считается так называемая «матрица Эйзенхауэра». Считается, что президент США Дуайт Эйзенхауер был большим любителем такого способа приоритизации задач. Специалист по вопросам лидерства Стивен Кови в своих книгах «Главное внимание главным вещам» и «7 навыков высокоэффективных людей» популяризировал этот метод.
Сама матрица выглядит как таблица, состоящая из 4 квадратов. По горизонтали и вертикали вы прописываете названия квадратов, куда потом впишете свои задания. По горизонтали квадраты будут называться «срочные» и «не срочные», а по вертикали «важные» и «неважные». Таким образом, каждый квадрат получает название: «Срочные и важные», «Не срочные и важные», «Срочные и не важные» и соответственно «Не срочные и не важные».
Планомерно заканчивая важные задания, они никогда не перейдут в категорию срочных, и у вас будет достаточно времени с ними справиться.
После этого вы начинаете по категориям классифицировать свои задания. Приступая к работе, большинство людей в первую очередь пытаются справиться со списком в квадрате «Важные и срочные». После этого обычно переходят к квадрату «Срочных и не важных» дел. И вот тут, по мнению авторов концепции, кроется ошибка.
Стивен Кови считает, что после срочных и важных заданий нужно стремиться посвятить большую часть времени квадрату 2 – важные и не срочные задания. Таким образом, планомерно заканчивая важные задания, они никогда не перейдут в категорию срочных, и у вас будет достаточно времени с ними справиться. В итоге большинство времени вы будете посвящать значимым заданиям, а не гнаться в попыхах за несущественными делами. При этом, по мнению Кови, квадрат 1 стоит «зарезервировать» для действительно неотложных дел.
Приоритизация по Дэвиду Аллену
Один из гуру тайм-менеджмента, автор методики Getting Things Done Дэвид Аллэн считает, что приоритизировать задания без учета текущей ситуации невозможно. По его мнению, все зависит от нескольких вопросов, ответив на которые вы сможете правильно расставить акценты дня.
Во-первых, это контекст. Ориентируйтесь на то, в какой обстановке вы находитесь и какое задание будет более уместным. Естественно, если вы сидите в шумном кафе, вам вряд ли будет удобно начинать работу над годовым отчетом или другим крупным заданием.
В-третьих, энергия. Исходите из того, сколько сил осталось у вас в этот момент. Не забывайте, что 30 минут в первой половине дня и 30 минут вечером, когда вы выжаты как лимон, субъективно могут быть совсем разными промежутками времени.
В-четвертых, отдача. В этом пункте Аллен советует ориентироваться на ваши стратегические планы и цели и подбирать задания наиболее близкие к ним.
Эксперт подчеркивает, что применять эти четыре критерия стоит как при стратегическом планировании, так и при составлении ежедневного списка дел.
Метод Брайана Трейси
www.95percent.com.my
Автор книги «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку или 21 действенный принцип эффективного труда» Брайан Трейси построил свою методику приоритизации, отталкиваясь от известного выражения: «Если первым делом утром съедать живую лягушку, ваш день пройдет прекрасно, ведь ничего хуже за этот день с вами уже не случится». По его мнению, «гадкие лягушки» – это наименее приятные и самые трудные задания. Именно их люди пытаются обойти и отложить, из-за чего не справляются со всеми делами. Брайан Трейси считает, что если сделать эти задания в первую очередь – оставшийся день пойдет как по маслу.
А – это и есть гадкие лягушки. Сюда стоит отнести самые обязательные задания, невыполнение которых может повлечь серьёзные последствия для вашей карьеры. Например, это может быть встреча с важным клиентом или сдача годового отчета.
B – это менее важные задания, которые вы в принципе должны сделать, но если вы их не выполните – никаких серьезных последствий не будет. Сюда можно отнести проверку почты или не очень существенные телефонные звонки. По словам Трейси, основное правило – никогда не выполнять задания B, пока вы полностью не справились со списком А.
«Гадкие лягушки» – это наименее приятные и самые трудные задания. Брайан Трейси считает, что если сделать эти задания в первую очередь – оставшийся день пойдет как по маслу.
C – это задания, которые вы хотите, но не должны делать и которые никак не влияют на вашу карьеру. Например, ланч с коллегами или звонки старым знакомым.
D – это задания, которые вы можете передать кому-то другому. Согласно принципам этой методики, необходимо стараться максимально передавать делегируемые задачи, чтобы освободить больше времени для заданий из категории А.
E – это задания, которые в принципе не имеют никакого значения для вашей работы. Как правило, сюда попадают дела, которые вы делаете по привычке и которые больше не имеют особого значения, поэтому их можно просто вычеркнуть.
Помимо ожидаемого повышения эффективности, плюс этого метода еще и в том, что такой поэтапный переход от необходимых дел к желаемым будет приносить вам все больше психологического удовольствия и эмоциональной отдачи на протяжении дня.
Загрузка...