Общие правила оформления деловых бумаг. Оформление деловых бумаг

Внеклассное занятие для учащихся 8-10 классов

Составление деловых бумаг

Автор : Климешина Галина Васильевна,учитель русского языка и литературы, МБОУ "ООШ№3", г. АстраханьДанное занятие поможет учащимся углубить и расширить представления о видах деловых бумаг, а также расскажет о структуре и составлении различных документов

1.Почему этому не учат в школе?

Любой школьник знает, что главное в учёбе – это хорошо знать изучаемый материал: текст, теорему, правило, закон. Это же относится и к урокам русского языка. В школе и дома мы много пишем, работаем с текстом, сочиняем, подбираем материал. Но у нас ещё мало уроков на которых мы учимся составлять различные деловые бумаги. Кому – то, может быть, это покажется не главным, но я думаю, что каждый должен уметь составить заявление, написать объявление, оформить резюме. Без этого в современной жизни становится непросто.
Заявление понадобиться при приёме на работу, объявления нужны для того, чтобы найти что-то необходимое, а значит, без них тоже не обойтись, резюме всё больше становится востребованным на рынке труда при поиске работы и при приёме на работу. Таким образом, без знания оформления деловых бумаг не обойтись. Кроме того знания, полученные на уроках русского языка по орфографии и пунктуации, будут необходимы. Если каждый ученик это поймёт, то не будет относиться к предмету несерьёзно.
2 А) Виды деловых бумаг
Среди деловых бумаг различают письмо, приглашение, расписку, объявление, рекламу, справку, удостоверение, доверенность, заявление,
объяснительную записку, протокол, автобиографию, характеристику, резюме.
Не все данные виды и не всегда используются в жизни, однако знать их структуру необходимо каждому грамотному человеку.
Письмо бывает личным и служебным, служебные письма различаются на сопроводительные, открытые, письмо-сопровождение, письмо-просьба, письмо-ответ, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-приглашение. К ним по структуре близки приглашения – письма, записки с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Они бывают личные и служебные. Доверенность – письмо, удостоверяющее личность того, кому что- либо необходимо доверить. Эти документы также различаются по видам, могут быть личные и официальные, и по срокам действия – разовые и длительные.
Особенно часто человеку проходиться сталкиваться с деловым письмом при оформлении различных видов работ. Даже учащимся 5-8 классов не раз приходилось писать объяснительные, заявления, давать объявления, вести протокол классного собрания, оформлять резюме для конкурса и т.д.
Попробуем установить, как правильно, точно и грамотно оформлять данные документы.
Б) Правила оформления деловых бумаг. Приглашение Приглашение – письмо, записка с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Бывают личные и служебные.
Структура пригласительного билета
Обращение
Точное, краткое изложение содержания приглашения
Указание места и времени проведения мероприятия
Наименование учреждения или фамилии лиц, ответственных за приглашение
Расписка
Расписка – документ с подписью, удостоверяющей получение чего-либо (денег, ценных вещей и документов).
Структура расписки
Наименование документа
ФИО, должность лица, дающего расписку
Наименование учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо
Наименование полученного с указанием количества и суммы
На основании чего получены ценности (документ, распоряжение, просьба и т.д.)
Подпись получателя
Дата составления расписки.
Объявление
Объявление – письменное и словесное извещение, заявка о каких-либо мероприятиях
Структура объявления
Время
Место
Наименование
Ответственный
Реклама
Реклама – 1.Информация о потребительских свойствах товаров и различных видах услуг с целью их реализации, создания спроса на них. 2. Распространение сведений о лице, организации, произведении литературы и искусства и т.д. с целью создания им популярности.
План рекламы
Лозунг (обращение, заголовок)
Информация
Призыв к действию
Адрес рекламодателей.
Справка, удостоверение
Справка - сведения о чём-нибудь, полученные после поисков ответа на запрос и т.п.
Удостоверение – документ, удостоверяющий что-нибудь.
Структура справки
Наименование документа
Дата выдачи и номер документа
Кому (иногда и кем) выдан документ
Текст документа
Подпись лица (лиц), выдавшего документ
Объяснительная записка
Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях по инициативе подчинённого. В служебной записке обычно излагается просьба или сообщение. Докладная записка – составляется тогда, когда надо о чём-то важном доложить или что-то объяснить своему начальнику или руководителю учреждения.
Структура объяснительной записки
Адресат (кому, где указываются должность, ФИО)
Наименование документа
Дата составления документа
Заголовок к тексту, раскрывающий содержание (если текст большой по объёму)
Содержание документа
Наименование должности, ФИО, подпись заявителя
Структура служебной записки
Кому (наименование должностного лица, его ФИО)
От кого (наименование должностного лица, его ФИО)
Что просят, о чём сообщают
Для чего и с какой целью
На основании чего
Дата и подпись подающего служебную записку

Структура докладной записки
Адресат (наименование должностного лица, его ФИО)
От кого (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Если это лицо не является служащим данного учреждения или предприятия, то пишется подробный адрес)
Наименование документа
Содержание, система доказательств
Краткие выводы о намеченных мероприятиях или обязательствах выполнить задание, порученное к такому-то сроку, и т.д.
Дата и подпись составителя докладной записки
Доверенность
Доверенность – письменное полномочие, выданное от имени физического или юридического лица. Доверенный – действующий по чьей-нибудь доверенности, полномочию, доверенное лицо. Доверитель – лицо, выдавшее кому-нибудь доверенность.
Структура доверенности
Наименование документа
Адресат (должность, звание, ФИО)
Полное название доверяющего учреждения или лица (доверителя)
Срок действия доверенности
Что именно и откуда доверяется получить
На каком основании (название, номер и дата документов)
Дата и подпись того, кто даёт доверенность
Наименование должности ответственного лица, его подпись и печать учреждения, заверяющего подпись лица, выдавшего доверенность
Дата, когда эта подпись была заверена
Структура официальной доверенности
Ссылка на документы, согласно которым следует получить ценности
Образец подписи того лица, которое будет получать по этой доверенности, в некоторых случаях указываются номер и серия его паспорта
Гербовая печать
Заявление
Заявление – 1.Официальное сообщение в устной или письменной форме. 2. Письменная просьба о чём-нибудь.
Структура заявления
Наименование адресата (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Эта часть заявления распола-гается по правой стороне листа). Наименование адресата не отделяется запятой от наименования подателя заявления и перед словом «заявление» тоже не требуется никакого знака (если не надо закрыть предшествующее обособление).
ФИО и должность (иногда указывается адрес) заявителя, которые пишутся в родительном падеже без предлога (эта часть тоже располагается по правой стороне листа)
Наименование документа (пишется с маленькой буквы посередине строки; после слова «заявление» ставится точка)
Текст просьбы с кратким её обоснованием (пишется с красной строки)
Подпись заявителя (пишется внизу справа)
Дата (ставится слева под текстом ниже подписи)
Протокол
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Структура протокола
Вводная часть
Наименование – протокол №… .
Протокол чего (заседания, общего собрания, совета, совещания и т.п.)
Дата
Сведения о количестве присутствующих (ФИО присутствующих сотрудников и приглашённых, с указанием учреждения, которое они представляют, место работы и должность).
Фамилия и инициалы председателя и секретаря
Повестка дня (вопросы располагают в порядке их важности, сложности и предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые вопросы обычно указывают последними. Вопросы формулируются в имени-тельном падеже)
Основная часть
Кого слушали по первому вопросу (слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ печатаются прописными буквами на одной линии цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса, с указанием после двоеточия названия вопроса, на следующей строчке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика (их обычно подчеркивают) а затем в форме прямой речи излагают содержание доклада)
Кто выступал в прениях и что говорил
Что по данному вопросу постановили. (Стиль протокольных решений – распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования)
Подписи председателя и секретаря собрания
Выписка из протокола
Выписка из протокола – копия части документа, которая выдается на руки и служит подтверждением определённых фактов, используемых в качестве юридического доказательства.
Структура выписки из протокола
Название организации
Дата проведения собрания (совещания, совета и т.д.)
Номер протокола
Рассматриваемый вопрос
Принятое по данному вопросу решение
Наименование лиц, подписавших протокол
Подпись секретаря или начальника секретариата, подтверждающего правильность выписки
Дата выдачи выписки
Печать
Автобиография
Автобиография – описание жизни.
Структура автобиографии
Наименование (заголовок) документа
ФИО
Дата рождения (число, месяц, год)
Место рождения (село, город, район, край, область, республика)
Родители (их полное имя отчество, чем занимаются)
Образование (когда, где и какую школу и другие учебные заведения окончил)
Прохождение службы в армии (для военнообязанных)
Трудовая деятельность (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время)
Состав семьи (где и кем работают или где учатся члены семьи)
Поощрения, награждения (если имеются)
Подпись (справа)
Дата (слева)
Характеристика
Характеристика – 1. Описание характерных отличительных качеств, свойств и черт кого- или чего-нибудь. 2. Официальный документ с отзывом о служебной, общественной и другой деятельности кого-нибудь.
Структура характеристики
Название документа
ФИО, год и место рождения того человека. Которому даётся характеристика
Сведения об учёбе (службе, работе) (аргументированные)
Интересы, увлечения, способности
Работа над самообразованием, физическим и духовным развитием
Взаимоотношения в коллективе, с товарищами.
Выполнение общественно полезной работы
Вывод, пожелания
Цель составления характеристики
Подпись руководителя организации (предприятия, учреждения), где характеризуемый учится, проходит службу, работает
Дата
Печать
Резюме
Резюме – документ, в котором в краткой, но ёмкой форме изложены основные сведения об образовании, о профессиональном опыте, трудовой биографии и личных данных человека.
Структура резюме
ФИО
Общие данные кандидата (возраст, адрес проживания, контактные телефоны, семейное положение, сведения о детях)
Цель поиска
Сведения о полученном образовании (в обратном хронологическом порядке): названия и адреса средних школ, даты обучения в них, даты учёбы в высших учебных заведениях и получения профессии
Сведения о дополнительном образовании (в обратном хронологическом порядке): названия курсов, даты обучения, полученная специальность
(квалификация)
Трудовая биография (в обратном хронологическом порядке): дата работы в каждой должности, название фирмы, должность, краткое описание обязанностей, причина увольнения.
Личные интересы, увлечения кандидата (игра на музыкальном инструменте, увлечение искусством, конкретным видом спорта и т.д.)

Как известно, в практической деятельности людей, предприятий, организаций широко используются деловые документы . Сам процесс создания делового документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам представляет собой документирование .

Совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, отражающую деятельность любого предприятия образует систему документации (систему документационного обеспечения деятельности предприятия).

Определение документа, его функции и классификация

Определение документа можно найти в стандартах ISO, государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).

Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом и функций и т.д. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций: общую и специальную.

К общим функциям относятся : информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные функции : управленческая, правовая, функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).

Не существует документов, выполняющих лишь одну строго определенную функцию. Любой документ многофункционален. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера . Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным .

По стадии создания и оформления деловые документы разделяют на следующие виды:

Подлинник (оригинал) официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.
Проект документа – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.
Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Существуют нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические и др. копии документов.
Дубликат документа – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).
Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и т.д. Делопроизводственные службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

В свою очередь, всю систему управленческой документации предприятия разделяют на :

организационно-правовые документы (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);
организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);
информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

Существуют и другие классификации деловых документов.

Оформление деловых документов

Оформление деловых документов требует соблюдения правил, обеспечивающих, в первую очередь, их юридическую силу . Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее - через один межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman 14. Расстояние между отдельными реквизитами - от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы). Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги. Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги. В этом случае нумеруются страницы и на лицевой и на оборотной сторонах.

Стандарт оформления организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки деловых документов

Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках. «Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации» .

Другое определение: «Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа» .

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), цвет бумаги белый или светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее :

10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - левое;
20 мм - нижнее.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и др.

Бланки формата A3 (420 x 297 мм) проектируют для отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов, содержащих таблицы с множеством граф.

Бланки формата A6 (105 x 148 мм) изготавливают для резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

Образцы общего бланка, углового и продольного бланка письма организации, продольного бланка письма должностного лица, бланка конкретного вида документа организации представлены в ГОСТ Р 6.30-2003, Приложение Б.

1. Особенности языка и стиля служебных документов

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п.Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.

3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

Краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

Объективность и достоверность информации;

Составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

Структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

Широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

Полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

Нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

Точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

Лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

Убедительность служебных документов достигается:

Наличием достоверной информации;

Наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;

Логикой изложения;

Безупречностью формулировок в юридическом отношении;

Употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:

Адресатам - облегчить восприятие документов,

Создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

Ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется(не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

Использование отглагольных существительных.

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

Употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);

Использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).

Использование универсальных слов с неопределенным значением;

Исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

2.Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:

1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

Постановляет:

1. Определить... а)... б)... в)...;

2. Организовать... а)... б)... в)...;

3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

В языке деловых бумаг и документов широко используются

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т.п.).

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т.п.).

3. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т.п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т.п.).

4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).

5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).

6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.)

7. Сложные сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т.п.).

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

1. Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый…, или Уважаемый…! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику.

Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношения.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо "я прошу" пишут "прошу". Вместо "я выполнил" пишут "мною выполнено". Однако нельзя сказать "мною решено". Правильно: "я решил". В целом местоимение "я" употребляется только в докладных и объяснительных записках.

4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением "он". Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое оно составляется.

5. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п. Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.

2.6. Некоторые правила правописания
в деловых документах

С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).

С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации; Федерация независимых профсоюзов России).

С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России; Музыкальное училище им. Гнесиных; Политехнический музей; Первый московский часовой завод). Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).

Деловые тексты часто включают в себя различные перечни, списки, которые требуют условных обозначений. Существуют определенные технико-пунктуационные правила рубрицирования текста документа.

Для обозначения частей перечней используются:

Высший уровень членения – прописные буквы (А, Б, В и т.д.) и римские цифры (I, II, III и т.д.);

Средний уровень членения – арабские цифры (1, 2, 3 и т.д.);

Низший уровень членения – арабские цифры со скобками (1) 2) 3) и т.д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т.д.).

После строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точка, а после прописных букв и римских цифр ставится точка(а). 1), А. 1.). При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точками с запятыми (1)…; 2)…;). Точка ставится в конце рубрик (1. … 2).), оформленных без скобок.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т.п. Не желательны и спонтанные (авторские) сокращения. В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращения: почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т.п.); наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т.п.); названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т.п.); слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году); денежные единицы (2000 руб., 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.); текстовые обозначения (т.д., т.п., см., пр., напр., др., с., гл., с.г.).

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться "Словарем сокращений русского языка" (М., 1969).

Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т.п. сокращают:

а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;

б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн. (миллионов) рублей.

Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения – строчными (НИИСтройдормаш-Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения). По первым слогам (РОССЕЛЬМАШ).

Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. Или об-о, так как это может быть понято по разному (обязанности, обстоятельство и т.п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во.

Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке – это слово не сокращается.

Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

Документ – это материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукописи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Унификация служебных документов – сокращение видов документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций.

Языковые формулы – устойчивые языковые обороты, используемые в неизменном виде, считаемом целесообразным.

Задачи делового обращения :

Информирование адресата.

Привлечение внимания к проблеме.

Побуждение к действию (решению проблем, совершению действий).

Придание юридического статуса (документирование отношений, сделок).

Инициирование и поддержка деловых отношений.

Решение конфликтных ситуаций.

Требования к языку и стилю документов:

Соблюдение литературных норм;

Однозначность используемых слов и терминов;

Нейтральный тон изложения.

Правила сокращения:

Единообразие на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово по-разному: писать его то полностью, то сокращённо.

Нельзя сокращать слово, если оно является единственным словом в предложении.

Не допускается сокращение, если оно может повлечь инотолкование, двусмысленность.

Не допускается сокращение до одной буквы, кроме традиционных: г. (год), г. (господин), л. (лист), с. (село), р. (река) и др.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

К реквизитам относятся:

Герб РФ (для бланков государственных предприятий).

Эмблема (условное символическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке).

Наименование организации-адресата (полное или сокращённое)

ФГОУ ВПО «Оренбургский ГАУ»

Справочные данные (адрес, телефон, факс и др.).

Дата (арабскими цифрами в день подписания, оправления или получения).

Регистрационный номер

12 – номер дела

35 – порядковый номер по регистрационному журналу

Ректору ОГАУ, профессору Каракулеву В.В.

Заголовок к тексту

О подготовке проекта

Текст документа

Подпись (наименования должности, личная подпись, расшифровка подписи)

Ректор ОГАУ,

профессор В.В. Каракулев

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении документа

В дело 17.

Отметка о поступлении документа в организацию.

Типы документов

По сфере деятельности:

а) управленческие документы (деловая и коммерческая переписка);

б) научные;

в) технические;

г) производственные;

д) финансовые.

2. По адресации:

а) внутренние (служебные);

б) Внешние (официальные).

а) распорядительные;

б) отчётные;

в) справочные;

г) плановые.

4. По доступности:

а) открытого доступа;

б) ограниченного доступа;

в) конфиденциальные.

5. По срокам исполнения:

а) срочные;

б) второстепенные;

в) итоговые;

г) периодические.

6. По первичности происхождения:

а) оригинал;

в) дубликат.

Виды деловой корреспонденции

По функциональному признаку:

а) письма, требующие письма-ответа;

б) письма, не требующие письма-ответа.

2. По особенностям композиции:

а) одноаспектные;

б) многоаспектные.

3. По структурным признакам:

а) регламентированные;

б) нерегламентированные.

Тема. Коммуникативные качества речи

Основные понятия: коммуникативные качества речи. Правильность речи, норма и кодификация. Языковые нормы. Орфоэпические нормы, акцентологические нормы, благозвучие, звукопись. Лексические нормы, синонимы, антонимы, омонимы, паронимы, тавтология, плеоназм, избыточность и неполнота высказывания, лексическая сочетаемость. Морфологические нормы, части речи, словообразовательные нормы, структурные слова. Синтаксические нормы, словосочетание, предложение, виды связи слов: управление, согласование, примыкание. Речевые нормы. Стилистические нормы, Точность речи, понятийная и предметная точность.

Коммуникативные качества речи – это такие её качества, которые способствую наиболее эффективному общению.

Виды коммуникативных качеств:

1. Правильность речи (соблюдение литературных норм).

2. Точность речи (достоверность информации, соответствие значений выбранных языковых единиц смыслу текста).

3. Логичность речи (соблюдение в речи законов логики).

4. Доступность речи – это ясность, понятность, недвусмысленность речи.

5. Выразительность речи (способность речи поддерживать внимание и интерес слушателей и читателей).

6. Богатство речи (неповторяемость в речи одних и тех же языковых единиц).

7. Чистота речи (отсутствие в речи, засоряющих элементов).

8. Уместность речи (соответствие речи целям и задачам высказывания, ситуации общения).

Правильность речи – соблюдение норм литературного языка.

Норма –

1) это образцовый языковой вариант;

2) наиболее устоявшийся из числа существующих, наилучшим образом выполняющий свою функцию, закрепившийся в практике образцового использования языковой (речевой) вариант.

Норма литературного языка создается объективно: исторически вырабатывается в произведениях классиков (орфографическая и пунктуационная норма), в произношении культурной элиты общества (орфоэпическая норма).

Типы норм:

Императивные – не имеющие вариантов, нарушение которых расценивается как слабое владение русским языком (катало г, кварта л);

Диспозитивные – не строго обязательные, которые допускают стилистические или нейтральные варианты (ина че – и наче, гренки – гре нки, тво рог – творо г).

Признаки норм:

1) относительная устойчивость;

2) распространенность;

3) общеупотребительность;

4) общеобязательность;

Нормы литературного языка:

языковые:

орфоэпические

орфографические

лексические

морфологические

синтаксические

речевые:

стилистические

Орфоэпические нормы (нормы произношения) регулируют выбор варианта звука в каждом слоге.

Основные виды орфоэпических форм:

Редукция гласных звуков:

аканье [вада ], [мълако ];

иканье [р` ика ], [м`исной ];

ассимиляция

озвончение [фудбол ], [проз ` ба ];

оглушение [дуп ], [раскас ];

смягчение [жысз`н ], [влас`т` ];

Благозвучие (эвфония) – это удобное сочетание звуков для произношения и восприятия (малина, лебедь, слон, великий и тд .)

Неблагозвучие – неудобное для произношения стечение нескольких гласных или согласных звуков (у Тани и у Оли; лестница, вдруг встретил ).

Звукопись – прием усиления выразительности текста путем звукового постоения фраз, соответствующего описываемой картине, настроению.

Аллитерация – повторение одинаковых согласных звуков («Люблю грозу в начале мая, / Когда весенний первый гром,/ Как бы резвяся и играя, / Грохочет в небе голубом»).

Ассонанс – повторение одинаковых гласных звуков («У наших ушки на макушке, / Чуть утро осветило пушки / И леса синие верхушки - / Французы тут как тут»).

Орфографические нормы регулируют отбор средств при их буквенном выражении, то есть правила написания слов:

- употребление ь на конце существительных после шипящих (рожь – 3-е скл.)

- слитное ираздельное написание не и ни в отрицательных местоимениях (никого – ни у кого).

Лексические нормы регулируют употребление слов в соответствии с их точным значением, эмоциональной окраской, функциональной принадлежностью и сочетаемостью с другими словами.

Нарушения лексических норм:

употребление слова в несвойственном ему значении

Благодаря пожару сгорел огромный участок леса;

смешение конкретной и абстрактной лексики

Предлагаем полное излечение алкоголиков и других заболеваний;

смешение паронимов

Человек ведет праздничную жизнь (праздную).

Морфологические нормы регулируют выбор форм слов различных частей речи (существительных, прилагательных, числительных, местоимений, глаголов и др.)

3) для существительных:

а) употребление форм рода (белый тюль, новый продавец Иванова, лохматый и – лохматая шимпанзе ),

б) употребление форм числа (боцманы, прожекторы, много грузин, сто килограммов );

4) прилагательных:

а) употребление краткой и полной форм (нельзя: девочка умная и красива , можно: девочка умная и красивая ),

б) употребление степеней сравнения (нельзя: более красивее, самый красивейший , можно: красивее, более красивый, красивейший, самый красивый );

Склонение количественных числительных 50, 60, 70, 80, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800, 900:


пятьдесят
пятидесяти
пятидесяти	двумстам	пятистам
пятьдесят
пятьюдесятью	двумястами	пятьюстами
о пятидесяти	о двухстах	о пятистах

6) местоимений (их друзья, с ней, о них, в нем )

7) глаголов (общеупотребительное: видел, разговорное: видал).

Синтаксические нормы отвечают за построение словосочетаний и предложений.

Виды синтаксических норм:

1)сочетание определения и определяемого слова (четыре новых автомобиля);

2)употребление деепричастий и деепричастных оборотов (нельзя: Придя домой, уже стемнело.

Можно: Придя домой, я заметил, что уже стемнело);

3) согласование подлежащего и сказуемого (у стены стояло три стола, три друга ушли с лекции; жил старик со своею старухой, жили были дед да баба);

4)нормы управления (нельзя: уделять внимание (на что?) на записи лекций, можно: уделять внимание (чему?) записям лекций).

Стилистические нормы регулируют выбор языковой единицы в соответствии с целями и задачами общения, ситуацией общения, т.е со стилем (недопустимо, например, употребление канцелярского оборота в переводе романтической сказки: Ввиду отсутствия красной розы, жизнь моя будет разбита).

Точность речи – соответствие значений выбранных языковых единиц смыслу текста и фактической информации.

Уже в античных руководствах по риторике первым и основным требованием, предъявляемым к речи, было требование точности и ясности изложения мысли. Содержательная точность и ясность речи в целом достигается за счёт соблюдения двух уровней точности.

Предметная точность (связь: речь – действительность) – соответствие содержания речи тому кругу предметов и явлений, которые речью отображаются (достоверность информации).

Нарушение предметной точности. Татьяна любит свою няню, эту седобородую старушку. (В данном случае мы сталкиваемся с явной предметной неточностью, поскольку няня Татьяны Лариной не могла иметь бороды!)

Понятийная точность (связь: речь – мышление) – соответствие значений компонентов речи содержанию и объему выражаемых ими понятий (точность словоупотребления).

Нарушение понятийной точности. Этот вопрос будет рассмотрен (какой? где? когда? кем? как?); Намечены соответствующие меры (какие? кем?)

Логичность речи – соблюдение в речи законов логики (тождества, противоречия, исключенного третьего, достаточного основания); это соответствие текста законам логики.

Виды логичности речи:

Предметная – соответствие реальной действительности: Я помню одно произведение (не помню его названия), но о нем расскажу. В словах Чацкого звучит нотка безумства , но это безумство обдуманное и осмысленное .

Понятийная – логичное развертывание мысли: Писатели четко понимают содержание смысла цели своей жизни.

Часто незнание значения слова приводит к нелогичности и даже абсурдности речи. Например, спортивный комментатор говорит: Вы видите на экране Гаврилова в красивой комбинации .